【内定の断り方】印象を悪くしない電話のかけ方をテンプレ付きで解説

この記事にたどり着いたあなたは、内定の断り方について悩みを抱えているのでは？

選考に集中していた期間は内定を辞退する未来を全く想像していなかったかもしれません。

しかし、複数内定を得た場合、どうしても内定を断る必要が出てきます。実際に私も内定を頂いた企業を辞退する経験がありましたが、やはり相当緊張した記憶があります。

「どう内定を断ればいいのかわからない」というあなたに、この記事では内定を断るまでの流れをわかりやすく解説します。

この記事を読んでいただければ以下のことが可能になります。内定をしっかり断ることができるようにまとめましたので、最後まで読んでいただけますと幸いです。

1.内定の断り方は基本的に電話

2社以上の内定をもらった際には、必ずどちらか1社の内定を辞退しなくてはいけません。

「せっかく採用してくれたのに申し訳ない」「採用担当の方が選考期間中に誠意を持って対応してくれた」ということが頭を駆け巡り、内定辞退をためらう人も多いと思います。

しかし、企業にも採用計画があるため、内定を辞退すると決めたからには速やかに意思表示をすることが大切です。

内定の断り方としては、電話・メール・手紙・直接訪問が考えられますが、失礼のない断り方としては、電話で採用担当者に断るのが一番です。

採用担当者も内定辞退は残念だという思いは持っていますが、一方で辞退の可能性について覚悟も持っています。

辞退の理由については、採用担当者に聞かれたら答えれば大丈夫です。

断り方の具体的なテンプレートや、担当者が不在であった場合の対応などを紹介していきます。

1-1.電話での断り方（テンプレ）

電話での断り方の流れ、具体的な断り方のテンプレートをご紹介していきます。

まず、電話をする前に確認しておきたいのは、採用担当者の名前と、所属する人事や総務の直通番号です。

もし直通番号がわからない場合、代表番号に電話をしてください。自己紹介をした後に「新卒採用の件でお伝えしたいことがございます」と言って電話を取り次いでもらいましょう。

それでは電話での断り方の具体的なテンプレートをご紹介します。

1-2.担当者不在や認識のすり合わせのためメールを送ってもいい

採用担当者が不在である場合、電話に出た方に採用担当者が戻ってくる時間を確認して、改めて電話し直すのがマナーです。ただ、電話を掛け直したにも関わらず、再び不在であることも考えられますので、先に採用担当者にメールをして確実に連絡の取れる時間帯を確認しておきましょう。

ここでは、採用担当者が不在であった場合に送るメールテンプレート、内定辞退を伝えた後に送るお詫びとお礼のメールテンプレートを紹介します。

2.内定の断り方7ステップ

ここではまず、内定を断るまでの流れについてわかりやすく解説します。大枠はこの段取りで間違いないですが、全ての企業に当てはまるわけではありません。

あなたと企業側の今までの関わり方や企業の価値観によって変わる場合がありますが、相手側に誠意と思いやりを持って接するという部分は共通しています。

具体的に内定の断り方は以下の順番で構成されています。

2-1.内定先企業への電話

内定辞退の連絡は電話で行うのが基本です。そのためまずは内定先の企業に電話をかけなければなりません。

2-2.自己紹介

内定先に電話をかけたら、必ず自分が誰なのかを名乗ってください。いきなり知らない人から電話をかけてこられて内定辞退を告げられても、企業側は困惑してしまいます。

今までも企業側と電話で話したことがあったかとは思いますが、同じ要領で以下の3つについて伝えましょう。

2-3.担当者の呼び出し

名乗ったら、電話口の方に採用担当者の方を呼び出してもらいます。

この時に「採用の件でお電話しました」のように電話の用事を簡潔に伝えましょう。

そうすることで相手も心の準備ができますし、スムーズな話し合いが可能になります。

2-4.相手方への都合の確認

いきなり「内定を辞退したいのですが」と話し始める前に、少し落ち着いて相手の都合を聞くようにしましょう。

必ず最初に「ただ今お時間よろしいでしょうか？」と都合がいいかどうかを確認します。

「電話に出てるんだから、お時間よろしいに決まってるだろ」と正直著者は思っていますが、当たり前におこなわれているようです。

相手がどういう考え方をするかによって、この辺も調整できるといいでしょう。

ただ、相手の立場に立って物事を考えるという思考は非常に大切なので、常にそこだけは意識しておいてください。

2-5.お礼

相手方の都合の確認が取れたら、今度は内定をもらったことに対して感謝の言葉を伝えます。

内定辞退の連絡をする前に、一旦感謝の言葉を述べることでいきなり緊張感のあるムードにならないようにすることができます。

このとき、心から感謝していることが伝わるようにきちんと感謝の気持ちを伝えましょう。

2-6.内定辞退の伝達

お礼の言葉を述べたら本題に入ります。簡潔に内定を辞退することを伝えましょう。

この時に回りくどい言い方をしても話がややこしくなるだけです。

企業側も内定辞退に関してはある程度想定しているはずなので、簡潔に述べましょう。

相手方の気分を害さないように、丁寧な言い方を心がけてください。

理由を聞かれた場合はなるべく伝える

基本的には辞退理由は聞かれない限り言う必要はありません。

しかし、内定辞退を伝えた際にその理由を聞かれることがあります。

その時は相手方が気分を害さないよう、カドが立たないような理由を伝えましょう。

とは言っても、内定辞退について相手の企業側もある程度は想定しています。

もちろん「御社よりもいい企業から内定をもらいました！」という言い方をするのはアウトです。

「最後の最後まで御社ともう1つ迷っている企業があったのですが、そちらに行く決断をしたためです。」のような答え方をすると理解していただける場合も多いです。

内定辞退の理由を聞かれた時のために、理にかなった理由を考えておくといいでしょう。

採用状況を聞かれたときは口止めされていない限り伝える

企業によっては入社先を訪ねてくる場合があります。

なぜそのようなことをするのかというと、採用活動における競合他社を知るためです。

この質問に対しては正直に答えても企業側が気分を害することはないので、素直に答えてあげましょう。

もちろん、答えたくない場合は無理に答える必要はありません。

「企業名は申し訳ありませんが、伝えてはいけないことになっておりますので……」というように伝えておくといいでしょう。

2-7.知人の紹介や老舗企業の場合には手紙を送る

謝罪や感謝は義務的にやるのではなく、本心で伝えるものです。ですので、きちんと謝罪をしたい場合は、詫び状をお送りしましょう。

特に知人の紹介や内定承諾書提出後の内定辞退は、関係者にも迷惑をかけるので手紙を書くことをおすすめします。

ほかにも、採用担当者に良くしていただいていた場合や自分がお世話になったなと思っている場合、今後もできれば関わっていければいいなと思う場合などはしっかり気持ちを伝えた方がいいでしょう。

内定辞退の手紙の書き方に関しては以下の記事を参考にしてください

3.内定を断る際の注意点

3-1.内定承諾後も辞退は可能！ ただしなるべく早く断ること

内定承諾書には法的拘束力がないので、提出後に内定を辞退するということ自体は問題ではありません。

しかし、内定承諾書の提出後に内定を辞退すること自体は失礼にあたります。必ず誠意が伝わるよう謝罪しましょう。

内定辞退を決めたら、すぐに企業に連絡してください。

内定辞退の連絡が遅れれば遅れるほど企業側は迷惑を被ることになりますし、伝えにくくなります。
先延ばしにしてもいいことはありません。

内定を辞退するかどうか迷っている場合は、内定を承諾してから2週間以内を目安に結論を出すようにしましょう。

3-2.エージェント経由で内定した場合は辞退もエージェントに伝える

エージェント経由で内定した企業を辞退する場合、必ず企業より先にエージェントに連絡を入れましょう。

1人の入社が決まれば、企業側はエージェントに一定の成功報酬を支払うという契約になっています。

したがって、内定辞退となった場合は、エージェントは成功報酬を受け取ることができません。

エージェント経由の内定辞退は、企業側の採用計画が変更となるだけでなく、エージェントの業績にも影響を及ぼす可能性があります。

もちろん、エージェントも就活生が幅広く活動していることは知っているので、内定辞退はある程度想定はしていますが、辞退を伝えなかったり、辞退の連絡が遅れたりすると、企業の信頼を失ってしまうのです。

3-3.辞退理由は正直に伝えればいいものではない

第一志望であると伝えていた場合には、「実は他の企業が第一志望だった」「高評価をもらうための口実だった」という言い方は角が立ってしまいます。

そのため「他の企業から内定をもらい詳しく内情を教えてもらったら、その企業の方が自分に適していると感じた」といった後から第一志望が変わったという言い方をおすすめします。

3-4.推薦合格の場合は学長や教授へ辞退の旨を連絡すること

学校から推薦状を書いてもらった企業を内定辞退する場合は、まずは担当教授や場合によっては学長に必ず報告するようにしてください。

推薦枠があるということは、学校が長い時間をかけて、その企業と信頼関係を深めてきたからです。

内定辞退によって、今後後輩の推薦がなくなってしまう可能性も0ではありません。

もちろん、推薦合格とはいえ、あなたの人生ですので、内定辞退を固辞されることはありません。

教授や学長に内定辞退を承諾してもらうためにも、辞退に至った理由はしっかりと説明できるように準備しておいてください。

3-5.辞退後は2度目の内定はないためよく検討する

内定辞退を撤回することはできません。

「内定辞退した企業が採用目標数を確保できていない」といった場合は、稀に内定辞退を撤回してくれることもありますが、一度内定を辞退した事実は消えず、何かわだかまりが残った状態で就職する形となってしまいます。

内定辞退をするときは、よく検討してから結論を出すようにしましょう。

4.内定の断り方は電話で・早く・誠実にすること

採用担当者に申し訳ない気持ちが強く、断りづらいという気持ちは十分に理解できます。

もちろんその気持ちを持っておくことは非常に大切ですが、電話での連絡をためらうあまり、メールや手紙だけで済ませたり、辞退の連絡が遅くなってしまったりすると企業側に負担をかけてしまうことになります。

電話で内定辞退を伝える瞬間は非常に辛いものですが、次に進むためにも誠実に対応しましょう。

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