選考辞退のメールを送るときのポイント｜先輩が実際に送った文面もあわせて解説

この記事をご覧のあなたは、上記のような疑問を抱いているのではないでしょうか？

複数の選考を同時に受けている就活生にとって、選考辞退は避けては通れない道ですが、正直気まずくてやりにくいものですよね。

特に選考中によくして頂いた企業さんに辞退を申し入れるときなど、より一層申し訳ない気持ちになってしまいます。

しかし、辞退する意思を企業側に伝えにくいからといって先延ばしにすると、あなたにとっても企業側にとっても非常によくない影響を与える恐れがあります。

この記事では、先輩が実際に選考を辞退する企業側に送ったメールの内容や盛り込む要素をしっかりとお伝えします。

最後まで読んでいただければ、企業側に選考辞退する意思を伝えられるようになるでしょう。

1.先輩が実際に送ったメールの文面

選考辞退の連絡は、電話ではなくメールでOKです。メールで連絡すればいいと分かれば、多少はハードルが下がるのではないでしょうか。

相手に合わせて臨機応変に話す電話よりも、文言をあらかじめ作れるメールのほうが気持ち的に楽ですよね。

過去に実際に先輩が送信した文面を確認してみましょう。

面接辞退メール

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件名:面接辞退のご連絡　氏名
———————
○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

○月○日○時より２次面接のお時間を頂戴しておりましたが、一身上の都合により面接を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。

面接のために日程調整をして頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ありません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来直接おわびすべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

———————
氏名
〒
住所
電話　***-****-****
メール　******@***.com
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2.選考辞退をするメール作成のポイント

選考辞退をするメール作成のポイントは4つです。

順に説明します。まず、件名だけで分かる内容にしましょう。間違っても件名なしなど、内容が分からないようなメールはNGです。

次に選考辞退の理由です。無理に理由を伝える必要はなく、凝った嘘をつく必要もありません。

選考辞退のメールで出来ていない人が多いのが、お詫びと感謝の言葉を伝えることです。

企業の担当者は、わざわざ時間を調整してスケジュールを空けてくれています。

そのため、約束を辞退するお詫びと、ここまで選考に残してくれた感謝の気持ちを必ず伝えましょう。

4点を守れば一通りOKです。長ったらしいメールを書いたところで、採用担当者は細かく見ていません。

辞退のメールとなればなおさらです。ダラダラと長く書かずに、簡潔にメールを作成しましょう。

2-1.辞退理由について追及されたときは答える

万が一、メールに返信があり選考辞退の理由を質問された場合は極力答えましょう。

例として「他社で内定をもらった」「企業研究を進めるなかで、自分の考える道との違いに気づいたため」などがあげられます。

企業側は辞退理由の統計を取って次年度に活かそうとしている可能性もあります。自分が答えていいと思えば、選考辞退の理由を簡潔に伝えましょう。

3.選考辞退のメールはできるだけ早く送ろう

選考辞退を決めたら、できる限り早くメールを送りましょう。

選考に関わる方々は忙しい時間を割いて、予定を組んでくれています。そのため、ドタキャンなど自分の都合で相手に迷惑をかけないようにしてください。

今後の選考に悪影響を与えてしまうこともあります。遅かれ早かれ連絡は必須なので、辞退する意向が決まったらすぐにメールを送りましょう。

3-1.できれば企業の営業時間内にメールする

企業の営業時間内にメールをするのがベストです。

しかし、営業時間に送れないからと言って延ばし延ばしになってもいけません。

優先順位としては、①なるべく早く②できれば営業時間内に送る。営業時間内にメールを送れない場合は、時間外でもいいのでメールを送っておきましょう。

4.選考辞退する際に注意すべき3つの事項

4-1.一度辞退してしまうと再度選考を受けることは困難

選考辞退の連絡を一度送ると、再選考を受けることはほぼ不可能ということは理解しておきましょう。

少しでも迷いがあれば、本当に選考を辞退するのかもう一度よく考えてみてください。後悔のない選択をしてくださいね。

4-2.選考辞退の連絡する際は営業時間内にする

メールで連絡する際は、できることなら営業時間内に送るのがベストです。

マナーというほどのことでもありませんが、夜遅くに企業に連絡をすることが非常識であると感じる社会人も0ではありません。

仮にやむを得ない事情で夜にメールを送る場合は文面だけ作成して次の日に送信するか、「夜分遅くに失礼します。」という文言を添えてメールを送るといいでしょう。

4-3.無断での辞退は絶対にやめる

最後の注意点は、無断での辞退は絶対にやめることです。

企業は、あなたが選考に来ることを待っています。

時間が過ぎると「事故にあったのではないか」「場所が分からないのではないか」「トラブルに巻き込まれてはいないか」と心配します。

また、辞退するのであれば別の仕事をしたいけれど、もし選考にくるのであれば待っておかなくてはいけないという葛藤が出てきます。

もちろん「遅刻したら不採用」と決断する企業もありますが、世の中そんなに厳しい企業ばかりではありません。

企業によっては心配していることもあるので、辞退するのであれば無断で辞退するのではなく、必ず連絡をしてください。

前日に選考辞退の連絡をする際の例文【電話】

選考辞退の場合、通常であればメールだけで問題ありません。しかし、前日に辞退をする場合は電話でおこなうようにしてください。電話で選考辞退をする場合の例文をご紹介します。

このように電話をかける際は、会社が忙しい時間帯は避けてかけるようにしましょう。避けた方が良いのは、始業直後・昼休憩前後・終業直前の時間帯です。

担当者が不在だった場合は後ほどかけ直す旨を伝え、電話で直接、選考辞退の意思を伝えるようにしてください。

5.選考辞退の連絡はメールで誠意をもってきちんと連絡する

就活はわからないことだらけで、誰もが悩むことがあると思います。その中でも、選考自体に関して「辞退してもいいのだろうか」「言いにくい」と悩む人は多いはずです。

選考辞退が一定数あることは、企業の採用担当者も把握しているので安心してください。NGなのは辞退すると決まっているのに選考の期日が迫って連絡することや、身勝手な辞退メールを送ること、そして無断での辞退です。

繰り返しになりますが、いずれ連絡をしなければいけないことなので、早めに連絡を済ませましょう。後悔のないよう、自身が納得のいく選択をしてください。

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