【サクッと電話で内定辞退】先輩が実際に送ったメールも大公開

また、選考中の対応が悪い、評判が悪い企業の内定を断る場合、「責められたらどうしよう」「怒鳴られたらどうしよう」と不安になってしまうこともあるかと思います。

この記事を読んでいただければ以下の情報を吸収していただけます。

サクッと平和に内定辞退する方法
内定辞退に関するマナーやルール
もし、怒鳴られたり怒られたりした場合の対応策
著者が実際に内定辞退した際の文

これさえ読んでいただければ内定を辞退する際に「あー内定辞退ってどうすればいいんだろう？」などと戸惑ってグーグルで検索することは2度となくなるでしょう。

1.誠意が伝わる内定辞退の方法

やはりなんといっても選考中にお世話になった企業を無下にするのは心苦しいですよね。特に1番初めに内定をくれた企業や親身に相談に乗ってくれた企業はできるだけ誠意のある断り方をしたいものです。

結論から言うと、電話で内定辞退するのが一番良いでしょう。

1-1.内定辞退の連絡は電話が望ましい

内定を辞退する際、電話かメールか手紙か或いは直接向かうべきか迷う方もいるでしょうが、電話をするのがベストです。

電話で連絡するメリットは3点あります。

・直接的に会話ができるため誠意が伝わりやすい
・相手の疑問点を払拭できる
・早く確実に伝わる

電話にすることで一方的でなく直接的に会話ができるため、文章以外の声や間や雰囲気といった要素からも誠意を伝えやすいです。

また、企業側があなたに対して抱いた疑問点もその場で解決できる為わだかまりなく内定を辞退することができます。

最後に手紙やメールであれば、相手方が読んでくれない可能性があります。特に大企業には何千通ものメールが届いているためすべてをチェックしていないことが多いです。

直接出向くという選択肢もありますが、相手にわざわざ時間を割かせるのと、自分自身が交通費を負担しないといけないので、おすすめではありません。

極まれに企業側から直接出向くように言われることもありますが、特に従う理由はありません。詳しくは後述します。

1-2.内定辞退の際の電話例文

内定辞退は電話がいいよと言われても、実際に掛けるとなると勇気がいりますよね。そこで実際に著者が内定辞退した際の電話を例文としてお見せします。

実際に私が電話で話した内容ですので、多少おかしな表現もありますが、敢えてそのままにしておきました。

申し訳ない気持ちを伝えることは大切ですが、堅苦しくなりすぎると話すべき部分が伝わらないのでリラックスして話すことが重要です。

1-3.電話で内定辞退する際に気をつけたい4つのポイント

1.名前と所属を伝え、担当を呼び出す
私、○○大学○○学部の○○と申しますが、人事部の○○様はお手隙でしょうか？

2.結論ファースト
結論から申し上げますと御社から頂いておりました内定を辞退させていただきたいと考えております。
この度は、御社から頂いておりました内定を辞退致したくお電話差し上げた次第です。等

3.内定辞退の理由
ほぼ確実に聞かれますので、事前に考えておくのがベストですが、厳しいようでしたら「申し訳ございませんが、返答は致しかねます。」と伝えればよいです。

4.電話で辞退したことへのお詫び
本来は伺って謝る必要もないのですが、そこは大人な対応をしておきましょう。この一言を添えることで円満にお別れできる雰囲気になります。

1-4.メールでも誠実に内定辞退はできる

しかしながら、やはり電話で連絡するのは気が引けるという方もいるのではないでしょうか。また、電話をしたがつながらなかったというケースも存在します。

電話をかけようか迷いながらも掛けられず、多くの時間を浪費するくらいなら早いうちにメールを送ってしまう方が、お互いにとってよい選択肢と言えるでしょう。

とは言え「じゃあ、どんな文面を書けばいいんだよ」と思う方もいるかと思うので著者が実際に企業に送ったメールを公開いたします。

件名：内定辞退のご連絡
○○株式会社　人事部
○○様

お世話になっております。先日の選考後、貴社から内定を頂きました近畿大学法学部の橋本幸典です。

先程お電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて連絡させていただきました。

まず、結論から申し上げますと貴社から内定を頂き、大変喜ばしく思っていましたが、悩みに悩んで考えた結果、内定を辞退させていただく決断をいたしました。

選考中は何かと気遣ってくださったり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりまして本当に申し訳ございません。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたく存じます。

面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。

末筆となりますが、貴社の新規事業である○○が成功し今後益々発展していくことを心よりお祈り申し上げます。

上記のような文面を送っておけば特に問題はないでしょう。

1-5.内定辞退メールのフォーマット

件名宛名を入れる
件名：内定辞退のご連絡　○○株式会社人事部　○○様

文頭のあいさつ並びに名前、所属
お世話になっております。先日の選考後、貴社から内定を頂きました○○大学〇部の｛名前｝です。

メールにした理由
先程お電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて連絡させていただきました。（電話で連絡して来いよと思われないように電話はしたが繋がらなかった等理由を述べる）

内定辞退する旨を先にを述べる
まず、結論から申し上げますと貴社から内定を頂き、大変喜ばしく思っていましたが、悩みに悩んで考えた結果、内定を辞退させていただく決断をいたしました。

選考中のお礼並びにお詫び
選考中は何かと気遣ってくださったり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりまして本当に申し訳ございません。

メールで連絡したなりに誠意を伝える
本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたく存じます。

改めて感謝の意を述べる
面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。

逆お祈り
末筆となりますが、貴社の新規事業である○○が成功し今後益々発展していくことを心よりお祈り申し上げます。

2.もし、企業側に怒鳴られたり怒られたりしたら？

すべての企業と円満にお別れできればそれに越したことはありませんが、実際はそうもいかないケースも存在します。

この章では企業側から電話口で怒鳴られたり、怒られたりした場合に備えて重要な項目を2点ほどお伝えします。

2-1.内定辞退は学生側に認められた正当な権利

まず、労働法によれば就業時とされる日より2週間以上の期間を設けて企業側に内定を辞退する旨を通知すれば特に気にする必要はないです。

あまり浸透していませんが法律上、企業側と学生は契約者として対等の立場を持っています。

したがって、双方が「入社してください」「入社します」という意思を示さない限り入社するという契約は成り立たないのです。

その決定権の一片はあなたにあり、その権利を行使するのに企業側から怒られる筋合いはないわけです。そもそも、企業側だって何人もの学生を選考で落としています。

この観点から見れば、企業側は何人もの学生を丁重とは言えない方法で断っているにもかかわらず、なぜ学生が内定を辞退する際には申し訳なさを感じないといけないのかとすら思ってしまいます。

2-2.冷静に対応する

人間は急に怒鳴られると平常心でなくなり反射的にどうしても謝ってしまいたくなることがあります。

しかし、一度謝ってしまえば、相手方は更にヒートアップしてしまうケースが多いです。ですので冷静に内定を辞退する旨だけ伝えてしまいましょう。

それさえ伝えれば、あとはそのまま電話を切ってしまっても良いです。怒っている相手に何を伝えようが聞く耳を持つことは非常にまれなので放っておきましょう。

2-3.電話相手の上司に報告する

あまりにも電話が不愉快だった場合には、企業のお偉いさんに報告しましょう。そうすることでもう電話がかかってくることはなくなります。

電話番号は企業のホームページに載っていますので、名前と所属を名乗ったうえで経緯を話し上司につないでもらうか報告してもらうように伝えましょう。

もしくは各大学のキャリアセンターに報告し対応してもらうという選択肢もあります。

3.まとめ

基本的にまともな企業は学生側の意思決定を尊重してくれます。「ご縁はなかったけど、ヨソで頑張ってね」などと言われることも多いです。

しかし、残念なことにすべての企業が絵にかいたような良い企業というわけではありません。場合によっては内定辞退する際に嫌な目に合ってしまうこともあるかもしれません。

最低限のマナーは心得ておく必要がありますが、企業側の理不尽な理由からあなたが不愉快な思いをする必要はないということも心得ておいてください。