キャリアの神様

内定辞退の手紙の書き方|誠意を伝えるポイント付で解説

内定辞退の手紙って必要なの?
内定辞退の手紙ってどうやって書くの?
内定辞退の手紙を書く時に注意することは?

内定を辞退しようとしている人は、手紙の書き方についてどう書くのか、そもそも必要なのか考えるでしょう。

内定辞退の手紙は普段の生活では書くことがないため、分からないのも当然です。

この記事では内定辞退の手紙について疑問だらけのあなたのために、

  1. 内定辞退の手紙を出すべきときとそうでないとき
  2. 内定辞退の手紙の用意
  3. 手紙の書き方
  4. 手紙の送り方

についてわかりやすく解説します。

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内定辞退は電話とメールでOK

内定辞退を伝える場合、原則として電話で採用担当者に直接伝えるのがマナーです。

ただ、電話をかけたのに採用担当者が不在で伝えることができなかった場合、内定に関することで話がしたいという理由で、後日電話連絡が可能な時間をメールで確認するのはOKです。

メールの文面は、こちらのテンプレートを参考にしてください。

件名:内定辞退に伴うご連絡_○○大学○○学部○○○○○

△株式会社
人事担当 ○○○○様

お世話になっております。○○大学○○学部○○○○○です。
内定の件でお電話を差し上げましたがご不在でしたので、メールをさせていただきました。

内定に関しご相談したいことがありますので、ご連絡の取れる時間帯をお教えいただけませんでしょうか。

お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

電話をかけて採用担当者が不在だった場合、代わりに出た方に内定辞退を伝えることはできるだけ避けましょう。内定に至るまでに採用担当者が色々と対応してくれたわけですから、やはり採用担当者に最初に伝えるということは忘れないでください。

電話での内定辞退の伝え方はこの記事を参考にしてください。
内定辞退【サクッと電話で内定辞退】先輩が実際に送ったメールも大公開

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内定辞退の手紙が必要なケース

内定辞退にあたっては、上記で説明したように基本的には電話とメールでOKです。
しかし、手紙を書いて送付したほうがいいケースもあります。

内定承諾後

内定を承諾した後に辞退する場合は、手紙を書くようにしましょう。特に口約束だけでなく、内定承諾書に名前と印鑑を押している場合は、辞退にあたり手紙を書くことをおすすめします。

企業側は内定が承諾された時点で入社準備を始めます。もしかすると、内定承諾書の返信があったために、採用を終わらせたかもしれません。

企業側に明確をかけていることには違いないので、そのお詫びとして電話だけで済まさずに手紙を送付したほうがいいでしょう。

知人や友人に紹介された企業の内定を辞退する場合

先輩や友人などの知人から紹介してもらった企業を辞退する場合は、電話だけで済まさずに必ず手紙を出しましょう。

あなたに企業を紹介した人は、なにかしらその企業とのコネクションを持っています。

あなたが内定を辞退することで、あなたの知人と企業とのコネクションに問題を生じさせてしまう可能性があるのです。
紹介してくれた人にお詫びをするのはもちろんですが、企業側にも誠意をみせ、後味が悪いことにならないよう辞退したいものです。そのためにも、手軽なメールや電話で終わらせるのではなく、手紙がおすすめです。

よしお

内定辞退は自分だけの問題じゃない以上、きちんと他の人のことも考えないとな。
出すなと言われない限り出したほうが人のためになるということじゃな。

キャリアの神様

「手紙は不要」と言われた場合も送らない

内定辞退を電話で伝えた際、採用担当者から「手紙は結構ですよ」と伝えられる場合があります。

電話で十分に誠意が感じられた場合、就活生の手紙を書く手間を考慮しているか、手紙を書いたとしても結果が変わるわけではない、という考えがあります。
したがって、「手紙は不要」と伝えられた場合は、採用担当者の言葉を真摯に受け止めて手紙を出さないようにしましょう。

辞退した企業に対して申し訳ないという気持ちが強く、どうしても最後に手紙を書いてお詫びしたい気持ちはわかりますが、先方が不要と言っているのに送るのは自己満足にしか過ぎません。
自分の気持ちを抑え、誠意は十分に通じたと認識して、手紙の送付は遠慮するようにしてください。

内定辞退の手紙を書く際に用意するもの

白い封筒と便箋

内定辞退の手紙を書く際に用意するものは「白い封筒」と「白い便箋」です。

封筒は白地で便箋を三つ折りにして入るサイズのもの、便箋は白地で縦書き対応のものを選んでください。

できれば万年筆を使った方がいいですが、持ち合わせていない場合は少し太めのボールペン(黒)で書くようにしましょう。

内定辞退の手紙を送る際は、必ず手書きで書くようにしてください。せっかくのお詫びの手紙も、パソコンで作成されたものだと手軽になって誠意が伝わりません。

字の上手い下手も気になるところですが、大切なのはそこではなく、丁寧に書かれているかどうかです。

よしお

やっぱりいかに気持ちを示すかが重要ってことだな!

内定辞退を伝える手紙のポイント

内定辞退 手紙 基本

内定辞退を伝える手紙を書くときのポイント

内定辞退の手紙を書くにあたって、書き方のポイントは8点です。

  1. 文頭と文末には「拝啓」と「敬具」を入れる
  2. 文章のはじまりに時候の挨拶を入れる
  3. 最初の段落は一字下げる
  4. 本文は短く簡潔に書く
  5. 末文は「末筆ながら、貴社のさらなるご発展をお祈りしております。」で締める
  6. 辞退理由が適切であるかどうか確認する
  7. 後付に日付と差出人名を書く
  8. 宛名を記入する
  9. 誤字脱字がないかくまなくチェックする

時候の挨拶について

時候の挨拶は季節によって異なります。そのため「4月 時候の挨拶」のように検索すると季節に応じた良い例文が見つかります。

時候の挨拶
挨拶
1月 新春の候、初春の候、寒風の候、寒中の候、厳寒の候、大寒の候
2月 晩冬の候、立春の候、余寒の候、梅花の候、春寒の候、向春の候
3月 早春の候、浅春の候、仲春の候、春色の候、春分の候、春暖の候
4月 陽春の候、桜花の候、春風の候、春陽の候、晩春の候
5月 新緑の候、立夏の候、薫風の候、青葉の候
6月 初夏の候、青葉の候、深緑の候、向暑の候、梅雨の候
7月 盛夏の候、小暑の候、暑中の候、大暑の候
8月 立秋の候、晩夏の候、残暑の候、秋暑の候
9月 初秋の候、新涼の候、爽秋の候、涼風の候、秋涼の候、秋色の候
10月 秋色の候、秋晴の候、秋麗の候、紅葉の候、秋冷の候
11月 晩秋の候、紅葉の候、落葉の候、向寒の候、霜秋の候
12月 初冬の候、師走の候、寒冷の候、歳末の候
このような手紙の書き方は社会人になってから役に立つはずじゃ。よい練習と考えて頑張ろう。

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目上の人への手紙は縦書き

内定辞退の手紙だけでなく、目上の人に手紙を書くときは縦書きにしましょう。

古くから日本のビジネス習慣では、目上の人には縦書きとされています。特にお詫びやお礼といった自身の感情を伝えるような文書に関しては、縦書きがおすすめです。

誤字脱字・修正液はNG

誤字脱字をそのままにしたり、修正液を使用したりするのはNGです。

履歴書や職務経歴書の記入中に書き直した経験がある人は多いのでは無いでしょうか。それと同様に、内定辞退の手紙も企業側に誠意を伝える文書であることから、修正テープなどでの修正はNGとされています。

書き直すのはかなりの手間ですが、間違った場合は必ず書き直してください。

事前に鉛筆で下書きしておくのがおすすめじゃぞ。

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内定辞退を伝える手紙の送り方3ステップ

内定辞退について手紙に書いた後は、便箋を封筒に入れ企業のもとへ郵送します。

内定辞退の手紙を送る際の手順は以下の3ステップです。

  1. 便箋を封筒に入れる
  2. 封筒に必要事項を記入して封をする
  3. 切手を貼って速達で送る

ステップ①便箋を封筒に入れる

内定辞退 手紙 たたみ方 入れ方

手紙を書き終えたら便箋を三つ折りにして封筒に入れます。便箋は以下の手順で入れます。

  1. 下三分の一を上に折る
  2. 上三分の一を下に折る
  3. 封筒の裏から見て手紙の書き出しが右上に来るように入れる

ステップ②封筒に必要事項を記入して封をする

内定辞退 手紙 必要事項記入

封筒は必ず白地で無地のもの、かつ縦書き用の便箋が三つ折りで入るサイズのものにします。

一般的には定形郵便で送ることが可能な長形サイズのものを選びます。

封筒の表面には郵便番号と住所、宛名を正確に書きます。このとき宛名は担当者の個人名を書きましょう。

裏面にはあなたの住所氏名を記入します。差出人の左上部に送付日も書き足しておくとなお良いです。

封筒にすべての手紙を入れ終わったら、封をして「〆」を封の部分に記入します。

ステップ③切手を貼って速達で送る

内定辞退 手紙 速達

発送の用意が整ったら切手を貼ります。定形郵便物なので普通郵便発送の場合は84円分の切手が必要です。

また封筒のサイズが異なる場合は料金も変わってくるので注意しましょう。

郵送料金は郵便局のサイトを参考にしてください。
日本郵便「定形郵便物・定形外郵便物の料金

編集部 橋本

普通郵便発送でも構いませんが、速達で送ったほうが誠意は伝わりやすくなります。

速達の場合は郵便局へ行って手続きを行うのが確実じゃ。でないと着払いになってしまったり金額が不足していた場合、手紙が相手方に届かずに帰ってきてしまうことになるぞ。

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料金不足や時間がってからの手紙は印象を下げる

手紙の内容だけでなく、送付する際の料金や手紙を送るタイミングについても配慮が必要です。

手紙を送る際、封筒に切手を貼りますが、切手代金に誤りがあると料金不足になり、企業側が差額を負担する場合があります。自分都合の書類で相手に金銭を負担させる行為はビジネスマナーに反します。料金不足を防ぐためにも、郵便局の窓口に出向いて正確な料金を支払いましょう。

そして、内定辞退の手紙は辞退を決めてからなるべく早い段階で送付しましょう。電話で内定辞退を伝えた後に送付するのであれば、その当日もしくは翌日に発送するのがマナーです。日にちが空いてしまうと、辞退をお詫びする手紙として効果がありません。

内定辞退の手紙で誠意を伝えよう

内定辞退は、これまでの選考の準備や費用を考えると相手方に迷惑をかけています。

そのため内定辞退の手紙ではあなたが内定辞退に関して申し訳なく思っていること、同時に内定をもらったことに感謝していることもしっかりと伝えましょう。

また内定辞退の理由もカドが立たない理由にして書くことも重要です。

この記事を読んだあなたの内定辞退の手紙をかくことへの不安が少なくなっていれば幸いです。

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