キャリアの神様

内定辞退の手紙は誰でも書ける!必要なもの、書き方、送り方をわかりやすく解説!

内定辞退の手紙って必要なの?
内定辞退の手紙ってどうやって書くの?
内定辞退の手紙を書く時に注意することは?

この記事にたどり着いたはそのように考えているはずです。

内定辞退の手紙は詫び状と言っても過言ではありません。つまり普段の生活では全く書くことがないような手紙をかくことになります。

そのため多くの人が内定辞退の手紙は出すべきなのか、どう書けばいいのかという事を疑問に抱いています。

この記事では内定辞退の手紙について疑問だらけのあなたのために、

  1. 内定辞退の手紙を出すべきときとそうでないとき
  2. 内定辞退の手紙の用意
  3. 手紙の書き方
  4. 手紙の送り方

についてわかりやすく解説します。

1.内定辞退の手紙が必要な場合とそうでない場合

まず内定辞退の手紙を書くにあたり、「なぜ書かなければいけないのか」「本当に書く必要があるのか」ということを確認しておく必要があります。

そのためはじめに内定辞退の手紙を書くべき場合とそうでない場合、またその理由について解説します。

1-1.内定辞退の手紙が必要な場合

内定承諾後

一度内定をもらった後に内定を辞退したい場合には手紙を書くのが礼儀です。企業側は内定を受け取られた時点で準備を始めます。

しかし内定を辞退されたことによって、予定が狂ったり迷惑をかけられることになります。

あなたの都合で内定を辞退している以上、手紙でお詫びの気持ちを伝えるのが礼儀です。

知人や友人に紹介された企業の内定を辞退する場合

先輩や友人などの知人から紹介してもらった企業を辞退する場合は必ず手紙を出しましょう。

なぜならあなたに企業を紹介した人は、なにかしらその企業とのコネクションを持っています。

つまりあなたが内定を辞退することであなたの知人と企業とのコネクションに問題が生じてしまう可能性があります。

そのようなことが起きてしまう可能性は少しでも低いほうが好ましいはずです。

そのため知人から紹介された企業の内定を辞退するときには、誠意を伝えるために必ず手紙でお詫びの気持ちを伝えましょう。

よしお

内定辞退は自分だけの問題じゃない以上、きちんと他の人のことも考えないとね。

1-2.内定辞退の手紙が不必要な場合

手紙は不要であると伝えられた場合

一般的に内定の辞退は電話で行いますが、その際に手紙を出す必要はないと伝えられる場合があります。

そのような場合は企業側から手を出さないよう言われているので手紙を出す必要はありません。

1-3.それ以外の場合

上記のどのケースにも当てはまらない場合、手紙を出すかどうかの判断はアナタ次第ということになります。

出しても出さなくてもあなたに不利益はおそらくありません。

しかしながら企業側は内定辞退の理由を知ることができたり、自分たちのプライドを傷つけられずに済むというメリットがあります。

そのためもしもあなたが企業側のことを考えるのであれば、手紙は不要と伝えられない限り出したほうが良いといえます。

出すなと言われない限り出したほうが人のためになるということじゃな。

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2.内定辞退の手紙を書く際に用意するもの:封筒、便箋、黒ボールペンまたは万年筆

内定辞退の手紙を送る際に必要なものは以下の3点です。

  1. 封筒
  2. 便箋
  3. ペン

封筒と便箋は企業側が見ることになるので、派手なものや柄の入っているものは避けてください。

封筒は白地で便箋を三つ折りにして入るサイズのもの、便箋は白地で縦書き対応のものを選んでください。

ペンは黒色であればボールペンで構いません、しかし万年筆を使うとより丁寧な印象を与えるので万年筆を使ってもよいかもしれません。

よしお

やっぱりいかに気持ちを示すかが重要ってことですね!

3.内定辞退を伝える手紙の書き方とポイント

内定辞退の手紙を用意したら、次は手紙を書いていきます。

内定辞退の手紙を書くにあたって、予め注意しておくべき事柄がいくつかあるので見ていきましょう。

3-1.内定辞退の手紙を書く際の大前提

内定辞退 手紙 基本

内定辞退の手紙を書く際は必ず手書きで書くようにしてください。

内定辞退の手紙を書く上で重要なのは、あなたの誠意を見せるということです。

そのためパソコンではなく必ず一字一句手書きで書きましょう。

一字でも書き間違えをしてしまった場合は、便箋を新しくして書くようにしましょう。

修正液や修正テープを使って修正するということは絶対にしてはいけません。

3-2.内定辞退を伝える手紙を書くときのポイント

  • 文頭と文末には「拝啓」と「敬具」を入れる
  • 文章のはじまりに時候の挨拶を入れる
  • 最初の段落は一字下げる
  • 本文は短く簡潔に書く
  • 末文は「末筆ながら、貴社のさらなるご発展をお祈りしております。」で締める
  • 辞退理由が適切であるかどうか確認する
  • 後付に日付と差出人名を書く
  • 宛名を記入する
  • 誤字脱字がないかくまなくチェックする
時候の挨拶について
時候の挨拶は季節によって異なります。そのため「4月 時候の挨拶」のように検索すると季節に応じた良い例文が見つかります。
このような手紙の下記糧ゃ社会人になってから役に立つはずじゃ。よい練習と考えて頑張ろう。

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4.内定辞退を伝える手紙の送り方3ステップ

内定辞退について手紙に書いた後は、便箋を封筒に入れ企業のもとへ郵送します。

内定辞退の手紙を送る際の手順は以下の3ステップです。

  1. 便箋を封筒に入れる
  2. 封筒に必要事項を記入して封をする
  3. 切手を貼って速達で送る

4-1.便箋を封筒に入れる

内定辞退 手紙 たたみ方 入れ方

手紙を書き終えたら便箋を三つ折りにして封筒に入れます。便箋は以下の手順で入れます。

  1. 下三分の一を上に折る
  2. 上三分の一を下に折る
  3. 封筒の裏から見て手紙の書き出しが右上に来るように入れる

4-2.封筒に必要事項を記入して封をする

内定辞退 手紙 必要事項記入

封筒は必ず白地で無地のもの、かつ縦書き用の便箋が三つ折りで入るサイズのものにします。

一般的には定形郵便で贈る子男が可能な長形サイズのものを選びます。

封筒の表面には郵便番号と住所、宛名を正確に書きます。このとき宛名は担当者の個人面を書きましょう。

裏面にはあなたの住所氏名を記入します。差出人の左上部に送付日も書き足しておくとなお良いです。

封筒にすべての手紙を入れ終わったら、封をして「〆」を封の部分に記入します。

4-3.切手を貼って速達で送る

内定辞退 手紙 速達

発送の良いが整ったら切手を貼ります。定形郵便物なので普通郵便発送の場合は82円分の切手が必要です。

また封筒のサイズが異なる場合は料金も変わってくるので注意しましょう。

普通郵便発送でも構いませんが、速達で送ったほうが誠意は伝わりやすくなります。

速達の場合は郵便局へ行って手続きを行うのが確実じゃ。でないと着払いになってしまったり金額が不足していた場合、手紙が相手方に届かずに帰ってきてしまうことになるぞ。

キャリアの神様

5.まとめ|内定辞退の手紙でできるだけ誠意を伝える

内定を辞退するということは相手方に大して迷惑をかける事になります。

そのため内定辞退の手紙ではあなたが内定辞退に関して申し訳なく思っていること、同時に内定をもらったことに感謝していることもしっかりと伝えましょう。

また内定辞退の理由もカドが立たない理由にして書くことも重要です。

この記事をよんだあなたの内定辞退の手紙をかくことへの不安が少なくなってくれれば幸いです。

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