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内定 断り方 アイキャッチ

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5分で解決!内定の断り方についてわかりやすく解説!よくあるQ&Aつき!

内定ってどうやって断ればいいんだろう・・・
内定を断って怒られたりしないかな・・・

この記事にたどり着いたあなたは、このように考えてはいないでしょうか。選考に集中していた期間は内定を辞退する未来を全く想像していなかったかもしれません。

しかし、複数内定を得た場合、どうしても内定を断る必要が出てきます。実際に私も内定を頂いた企業に内定を辞退する経験がありましたが、やはり相当緊張した記憶があります。

「どう内定を断ればいいのかわからない」というあなたに、この記事では内定を断るまでの流れをわかりやすく解説します。

また、よくあるQ&Aも記事内で紹介していきます。この記事を読んでいただければ以下のことが可能になります。内定をしっかり断ることができるようにまとめましたので、最後まで読んでいただけますと幸いです。

  • 内定を断るまでの流れが理解できる
  • あなたの中でモヤモヤしている疑問が解決できる

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1.内定の断り方9ステップ

内定 断り方 9ステップ

内定の断り方を知り丁寧に実行することは、今後働いていく中でも活きてきます

ここではまず、内定を断るまでの流れについてわかりやすく解説します。大枠は、この段取りで間違い無いですが、全ての企業に当てはまるわけではありません。

あなたと企業側の今までの関わり方や企業の価値観によって変わる場合がありますが、相手側に誠意と思いやりを持って接するという部分は共通しています。ですので、その点だけは意識しておいていただければと思います。

具体的に内定の断り方は以下の順番で構成されています。

  1. 内定先企業への電話
  2. 自己紹介
  3. 担当者の呼び出し
  4. 相手方への都合の確認
  5. お礼
  6. 内定辞退の伝達
  7. ※内定辞退理由の伝達
  8. ※入社先の伝達
  9. 謝罪

※辞退理由と入社先に関しては、直接尋ねられない限り答える必要はありません。

ではさっそく第一ステップから解説していくぞ。

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1-1.内定先企業への電話

内定 断り方 ステップ1

電話する時間帯を考慮することも含め、相手の立場を考えることはビジネスマンの必要なスキルです

内定辞退の連絡は電話で行うのが基本です。そのためまずは内定先の企業に電話をかけなければなりません。

注意:相手方が忙しい可能性のある時間帯は避けて連絡する

内定を断る際に行う電話は相手が忙しい時間帯を避けて行いましょう。

一般的に仕事が忙しい時間帯は以下の時間帯です。

8時~10時頃:朝礼やメールのチェック等
12時~13時頃:お昼休憩
17時以降:帰宅済み、仕事の追い込みなど
つまり10時から12時、13時から17時頃が連絡の時間帯として適切であるということです。

相手が忙しいであろう時間帯を避けて連絡するというのは社会人の基本じゃ。

このような気遣いは就活だけでなく、社会に出ても必要とされるぞ。

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1-2.自己紹介

内定 断り方 ステップ2

当然のことですが、緊張して飛ばさないよう、まずは名乗るということを無意識でできる様にしましょう

内定先の企業に電話をかけたら、次は自己紹介をしましょう。いきなり知らない人から電話をかけてこられて内定辞退を告げられても、企業側は困惑してしまいます。

今までも企業側と電話で話したことがあったかとは思いますが、同じ要領で以下の3つについて伝えましょう。

  • 大学名
  • 学部学科
  • 氏名

よしお

いきなり電話で辞退を申し出られても困るからな。自分が誰なのか名乗るのは当然だな。

1-3.担当者の呼び出し

内定 断り方 ステップ2

相手も忙しいのため段取りよくスムーズに進めましょう

自己紹介であなたのことを名乗ったら、電話口の方に採用担当者の方を呼び出してもらいます。この時に「採用の件でお電話しました。」のように電話の用事を簡潔に伝えましょう。

そうすることで相手も心の準備ができますし、スムーズな話し合いが可能になります。

注意
担当者不在の場合はメールで連絡しましょう。

その後再度電話で連絡し、直接電話口で内定辞退の旨を伝えます。

1-4.相手方への都合の確認

内定 断り方 ステップ4

相手方の都合を配慮することはマナーです

採用担当者を呼び出したら、まずは都合の確認を行います。いきなり「内定を辞退したいのですが!」と伝える前に少し落ち着いて相手の都合を聞くようにしましょう。

必ず最初に相手方に対して、「ただ今お時間よろしいでしょうか?」と都合が良いかどうかの確認を行います。「電話に出てるんだから、お時間よろしいに決まってるだろ」と正直著者は思っていますが、当たり前に行われているようです。

相手がどういう考え方をするかによって、この辺も調整できると良いでしょう。ただ、相手の立場に立って物事を考えるという思考は非常に大切なので、常にそこだけは意識しておいてください。

1-5.お礼

内定 断り方 ステップ5

感謝の言葉があるかないかで印象は変わります

相手方の都合の確認が取れたら、今度は内定をもらったことに対して感謝の言葉を伝えます。

内定辞退の連絡をする前に、一旦感謝の言葉を述べることでいきなり緊張感のあるムードにならないようにすることができます。

このとき心から感謝していることが伝わるようにきちんと感謝の気持ちを伝えましょう。

内定を辞退する時に重要なのは、どのぐらい誠意を伝えられるかじゃ。

内定をもらったことに感謝しておくことで、ただ謝罪するよりも誠意が伝わることじゃろう。

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1-6.内定辞退の伝達

内定 断り方 ステップ6

相手方は忙しいので、回りくどくせず簡潔に内定を断りましょう

お礼の言葉を述べたら本題に入ります。簡潔に内定を辞退するということを伝えましょう。

この時に回りくどい言い方をしても話がややこしくなるだけです。

企業側も内定の自体に関してはある程度想定しているはずなので、簡潔に述べましょう。

もちろん相手方の気分を害さないように、丁寧な言い方を心がけてください。

1-7.内定辞退の理由の伝達

内定 断り方 ステップ7

必ずしも理由を話す必要はありません

内定辞退を伝えた際にその理由を聞かれることがあります。その時は相手方が気分を害さないよう、カドが立たないような理由を伝えましょう。

とは言っても内定を辞退してくることは相手の企業側もある程度は想定しています。もちろん、「御社よりも良い企業から内定をもらいました!」というような言い方をするのはアウトです。

ただ、「最後の最後まで御社ともう1つ迷っている企業があったのですが、そちらに行く決断をしたためです。」というような答え方をすると理解していただける場合も多いです。

基本的には辞退理由は聞かれない限り言う必要はありません。

しかし、内定辞退の理由を聞かれても良いように理にかなった理由を考えておくと良いでしょう。

注意:家庭の事情や健康状態のため内定を辞退せざるをえなかった場合
家庭の事情や健康状態のせいなどで内定の辞退が必要になった場合は、内定辞退の理由を必ず伝えましょう。

そして内定をもらった企業への入社に対して前向きであるということも伝えましょう。そうすることで再度応募した時に採用してもらえる可能性が高くなります。

1-8.入社先の伝達

内定 断り方 ステップ8

入社先に口止めされていない限り話しても問題ありません

企業によっては内定を辞退した学生に対し、その入社先を訪ねてくる場合があります。なぜそのようなことをするのかというと、採用活動における競合他社を知るためです。

この質問に対しては正直に答えても企業側が気分を害する事はないので、素直に答えてあげましょう。もちろん、答えたくない場合は、無理に答える必要はありません。

その場合は、「企業名は申し訳ありませんが、伝えてはいけないことになっておりますので…」というように伝えておくと良いでしょう。

また入社先についても、相手側から聞かれない限り答える必要はありません。そして、聞かれたとしてもあなたが答えたくなければ答える必要はありません。

注意
入社先から入社することを他者へ伝えないように言われている場合、企業名ではなく業界名だけ答えましょう。

1-9.謝罪

内定 断り方 ステップ9

たとえ入社しない会社だとしても、最後まで誠実に良い関係を心掛けることは、今後働いていく中でも活きてきます

企業側はあなたに内定を出した時点であなたの入社に向けて動いています。そのためある程度内定辞退を予想はしていたとしても、少なからず迷惑はかかってしまうわけです。

もしあなたに余力があるのなら改めて内定をもらったことに対する感謝の言葉と、せっかくもらった内定を辞退するということに対して謝罪を述べたほうが良い場合もあるでしょう。

ただ、謝罪や感謝というのは義務的にやるのではなく、本心で行うのが本質的です。ですので、本心で気持ちを伝えたいとあなたが思う企業にはしっかり詫び状をお送りすればいいのだと思います。

企業によっては詫び状が不要であると伝えてくる場合があります。

特に知人の紹介や内定承諾書提出後の内定辞退は、関係者に多大な迷惑をかける場合もありますので必ず詫び状を送りましょう。

またそれ以外の場合であっても、採用担当者とそれなりに良くしていただいていた場合や自分がお世話になったなと思っている場合、今後もできれば関わっていければいいなと思う場合などはしっかり気持ちを伝えた方が良いでしょう。

内定辞退の手紙の書き方に関しては以下の記事を参考にしてください

内定辞退の手紙は誰でも書ける!必要なもの、書き方、送り方をわかりやすく解説!

2.内定の断り方にまつわるよくあるQ&A

内定を辞退しようと思っているお主にとって、上記の説明では解決されていない疑問もあるじゃろう。

そんなお主のためによくある質問とその回答をまとめたぞ。これを読めばお主の疑問は解決するはずじゃ。

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2-1.内定承諾書の提出後の内定は大丈夫ですか?

内定承諾書の提出後の内定は大丈夫ですか?

結論から述べると、内定承諾書の提出後に内定を辞退するということ自体は問題ではありません。また内定承諾書には法的拘束力もありません。しかし内定承諾書の提出後に内定を辞退するということ自体は失礼なことです。そのため必ず誠意が伝わるよう謝罪しましょう。

2-2.内定辞退は誰に伝えればよいですか?

内定辞退は誰に伝えればよいですか?

内定の辞退を伝えるのは企業側の担当者に対してです。電話口で受付の方に伝えるだけで直接担当者に連絡しないというのは非常に無礼です。絶対にやめましょう。また担当者が不在の場合はメールで都合の良い時間を聞き、再度電話で直接内定の自体に関して連絡します。

2-3.内定を断ることはマナー違反ですか?

内定を断ることはマナー違反ですか?

内定を断ること自体はマナー違反とは言えません。なぜなら企業側はある程度内定の辞退を想定しているからです。もちろん企業側が必要としている人材がその企業に入社してくれないというのは企業からすると残念ではあります。しかし企業としては内定の辞退ということが慣習的に行われている以上、そのことについて想定している必要があります。そのため内定の辞退そのものは企業側も観衆の一環として捉えているためマナー違反には当たりません。ただしその後の対応や連絡の仕方などはマナーが問われるので気をつけましょう。

2-4.内定辞退の連絡は電話だけで大丈夫ですか?

内定辞退の連絡は電話だけで大丈夫ですか?

基本的には電話だけでも大丈夫ですが、企業側の被った迷惑や内定辞退に対する謝罪の意を伝えるためには、詫び状も送ったほうが良いでしょう。場合によっては企業側から詫び状の提出などはしなくても良いと伝えられますが、そのような場合以外は詫び状を送っておいて損はありません。

内定辞退の詫び状の書き方は以下の記事を参考にしてください。

内定辞退の手紙は誰でも書ける!必要なもの、書き方、送り方をわかりやすく解説!

2-5.第一志望と伝えた企業にはどのように理由を言えばよいですか?

第一志望と伝えた企業にはどのように理由を言えばよいですか?

第一志望であると伝えていた場合には、「実は他の企業が第一志望だった」「高評価をもらうための口実だった」という言い方は角が立ってしまいます。そのため「他の企業から内定をもらい詳しく内情を教えてもらったら、その企業の方が自分に適していると感じた」といった後から第一志望が変わったということを伝えるようにしましょう。

2-6.内定を断る場合はいつまでに連絡したほうがいいですか?

内定を断る場合はいつまでに連絡したほうがいいですか?

内定辞退の連絡は辞退すると決めたらすぐしてください。内定辞退の連絡が遅れれば遅れるほど企業側は迷惑を被ることになります。先延ばしにしても良いことはありません。また内定を辞退するかどうか迷っている場合には、内定を承諾してから2週間以内を目安として結論を出すようにしましょう。

2-7.推薦書で内定した企業を断る場合はどうすればよいですか?

推薦書で内定した企業を断る場合はどうすればよいですか?

学長や教授が書いてくれた推薦書とともに内定をもらったということは、企業側は推薦書を書いてくださいった人を信頼しているということです。しかしあなたがその内定を辞退してしまえば、「この学生は貴社でしっかりと働くことができる信頼できる人物です」と書いた人たちの顔に泥を塗ることになります。結論を言うと推薦書を書いてもらった場合でも内定の辞退は可能です。しかしあなたの推薦書を書いた人たちの信頼や、その教授の研究室、大学からの採用に影響を及ぼす可能性があります。そのため推薦書を書いてもらった場合には内定を辞退しないほうが得策です。

推薦で内定をもらった企業の内定を辞退するのは得策ではない。多くの人に迷惑がかかってしまうからじゃ。

しかしどうしてもという場合には、それ相応の責任とリスクがあることを理解した上で辞退べきじゃな。

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3.内定の断り方で重要なのは気持ちの伝え方!

内定を断るという際には、気まずさや申し訳無さ、あるいは怒られるのではないかというような心配が生じてしまいがちです。

そのためどうしても後回しにしてしまったり、なかなか伝えられなかったりする方が例年多いようです。

しかし、後回しにしても結局は言わなければなりませんし、後になればなるほど企業側にも迷惑をかけてしまいます。これではお互いにとって良くありません。

ですので、内定の辞退はできるだけ早めに済ませておきましょう。

そして、その時に重要なのは、内定をくれた企業に対しての感謝、そして辞退するということに関しての謝罪の気持ちを伝えることです。

感謝の気持ちと謝罪の気持ちの両方を確実に伝えることで、波風が立たぬように内定を辞退することができます。また、あなたの誠意が伝われば、企業側としても納得して内定の辞退を受け入れられます。

そのためあなたも企業側もスッキリできるよう、誠意を伝えることが重要なのです。少しでも参考になっていれば幸いです。

 

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