【無断欠席は厳禁！】内定式の欠席方法について電話・メールでの連絡方法や欠席した場合のデメリットについて詳しく解説

もしかすると、この記事を見つけたあなたは、何らかのやむを得ない事情で内定式の欠席を検討しているのではないでしょうか。

確かに、内定式の日程は冠婚葬祭や重要な授業と被ってしまう場合もある他、当日に体調不良になってしまうこともあります。

結論から言うと、内定式は特別な事情があれば欠席することも可能です。

この記事では、内定式の欠席方法について、欠席にふさわしい理由、欠席方法、欠席で起こりうるリスクについて詳しく解説しています。

この記事を最後まで読めば、内定式の欠席方法について正しく理解する事ができるでしょう。

1. 内定式の欠席には正当な理由が必要

結論から言うと、内定式を欠席することは可能です。しかし、注意することが一点。内定式を欠席する場合は必ず「正当な理由が必要」ということです。

内定式は基本10月に行われることが多く、就活終わりの学生にとっては夏休みを延長して遊びたい気持ちもよくわかります。

しかし、内定をもらった志望企業でこれから社会人として決起、責任を自覚する場として重要な内定式に、特別な理由なく欠席することはNG。

ましてや、無断欠席をしてしまった挙句、企業の方の逆鱗に触れてしまい、内定取り消しとなる最悪のケースも想定できます。

そのため、内定式を欠席する場合には、根拠となる正当な理由が必要となります。

以下では、ありがちな内定式の欠席理由について、それぞれ取るべき対応を詳しく説明します。

1-1. 熱・風邪などの体調不良で欠席したい場合

内定式の欠席理由としてよくありがちな事例が、病気や体調不良で参加できないことです。

特に、重大な怪我や感染症など、身動きが取れない場合や他人に感染するリスクがある場合は、内定式に欠席することもできます。

しかし、会社からの見方としては「普段から自己管理ができていない」というレッテルを貼られるリスクや、最悪「仮病を使っているかもしれない」という誤解を招く恐れもあります。

そのため、病気や怪我を理由に内定式を欠席する場合は、必ず病院に行き診察を受け「診断書」を発行してもらうことが安全でしょう。

「数日前から体調が悪い」、「当日の朝急に高熱が出た」など体調不良が生じた場合は、なるべく早く会社に欠席の電話するようにしましょう。

1-2. 学校の授業・留学などで欠席する場合

中には、内定式の日程が大切な授業や留学と被っているケースもあります。

どうしても休めない授業や、留学で日本に帰ってこられない場合などは、会社へ欠席理由をきちんと説明すれば内定式の欠席は可能です。

会社側としても、学生である身の内定者に対し大事な授業を無理やり欠席をさせる対応は好ましくありませんし、学業を疎かにする権利はありません。

「単位認定がかかっている重要なテストがある」「教育実習と日程が被っている」などの場合は、早い段階から会社に欠席理由を説明しておきましょう。

また、留学のために内定式参加できない場合は、留学が決まった段階で会社に欠席の連絡を入れておく必要があります。

そのため、かなり早い段階から内定式の欠席を見越した対応が必要になります。

企業からは、内定者が留学によってさらなる成長した人材を獲得できることは嬉しいことです。そのため、内定式を欠席するにふさわしい留学の価値をしっかりと伝えましょう。

1-3. その他、私用などで欠席したい場合

内定式の欠席理由として、一番注意すべきことが「私用による欠席」です。

例えば、身近な人の冠婚葬祭や身内の病気などは理由を説明すれば欠席することもできます。

しかし、「旅行に行きたいから」「なんとなく面倒だから」などの理由で内定式を欠席することは厳禁です。

ましてや、「嘘」をついて欠席することは非常にリスクが高い行為になります。

嘘や、特に理由もなく無断欠席してしまった場合には、会社や上司からの評価が著しく低下し「怠惰」のレッテルを貼られる他、最悪の場合内定取り消しとなる場合もあります。

そのため、旅行などの私用で内定式を欠席することは、これから長年働く会社で大きく信頼を落とすリスクのある行為だということを理解しましょう。

2. 内定式の欠席連絡は原則「電話」で伝える

内定式を欠席する場合は、原則として「電話」で連絡することがマナーです。

誠実に内定式の欠席を伝えるポイントとしては、まず早めに連絡を入れること。メールではなく人事の方に直接欠席理由を説明することで印象良く欠席を伝えられます。

また、人事の方も仕事中なので、特に忙しい出社直後やお昼休みの前後、終業時間前は避けた方が良いでしょう。

嘘、偽りなく欠席理由を説明し、欠席した場合取るべき対応についても質問しておきましょう。

平成…いや新元号「令和」時代となっても、一般的に内定式に参加することは「常識」と認知されているため、欠席するリスクを考えると、少し体調が悪くても内定式には足を運ぶべきです。

しかし、どうしても行けない理由がある方に、以下では内定式の電話での欠席方法について詳しく説明します。

2-1. 内定式の欠席方法「電話」での伝え方

電話で内定式の欠席を連絡する場合、最もマナーの良い伝え方として以下4つを参考に連絡しましょう。

上記を意識して電話することで、欠席でありうる「誤解」や「印象の悪化」を防ぐことができます。

以下では、詳しい連絡手順について説明します。

2-1-1. 大学名・氏名を伝える

まず始めに、「自身がどこの誰なのか」を伝えましょう。

最初に自分が何者なのかを名乗らない限りは、話がスムーズに進みません。

会社の方が、自分について把握できるようにまず大学名と氏名を伝えましょう。

2-1-2. 内定式の欠席理由を伝える

次に、「なぜ内定式に参加できないのか」欠席理由を伝えましょう。

欠席理由について「嘘」は厳禁です。下手にバレてしまうと、今後何十年と付き合っていく会社で大きく信頼を失ってしまう恐れもあるからです。

自身が内定式に参加できない正当な理由について、誤解がないように詳しく説明しましょう。

2-1-3. 欠席時に取るべき代わりの手続きを聞く

次に、内定式で行うべき手続きなど「代わりに取るべき対応」など、質問をしておきましょう。

内定式では主に、会社の人の話しや懇親会だけでなく、提出書類など手続きが必要になります。

そのため、内定式で行うべきだった手続きについてや必要書類の郵送など、代わりに取るべき対応を聞いておきましょう。

2-1-4. 欠席について謝罪をする

最後に、内定式の欠席について「謝罪の言葉」を入れておきましょう。

内定式は新社会人として、第一歩を踏み出すために大事な場となり、会社側も予算をかけて準備をしています。

そのため、会社側の立場となって欠席について言葉で謝罪をする気持ちも大切となります。

3.やむを得ない事情で「メール」で欠席を伝える場合

特に、海外留学中の方など、どうしても電話での連絡ができない場合は「メール」で内定式の欠席を伝えることもできます。

しかし、注意しておきたいことは、メールで内定式の欠席連絡を行う場合、電話に比べ印象が悪くなる恐れがあることです。

そのため、可能な限り「電話」で連絡することが好ましいでしょう。

以下では、特別な事情により電話ができない方に「メール」での欠席方法と例文について詳しく説明します。

3-1. 欠席メールの例文

【宛先】

※人事、担当の方のメールアドレスを入力

【件名】
「内定式欠席についてのご連絡（大学名・氏名）」

【本文】
「株式会社〇〇
人事部〇〇様（会社名）」

「お世話になっております。（挨拶）」
「大学・学部・学科名の氏名（氏名・大学名）」です。

「内定式のご連絡いただき、誠にありがとうございます。大変申し訳ない話なのですが、現在海外留学中につきまして内定式の日程までに帰国できないため、欠席させていただきたくご連絡させていただきました。（内定式欠席の理由）」

「また、内定式で行われる予定の手続きや必要書類など、代わりに取るべき対応などについてご相談させていただけますでしょうか。（代わりに取るべき対応）」

「今回、留学を理由に内定式を欠席させて頂くことになり、大変申し訳ございませんでした。また、私の不都合でお電話での連絡ができなかったこともお詫び申し上げます。お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします（謝罪の言葉）」

【署名】

「氏名」
「大学名・学部・学科・学年」
「電話番号」
「メールアドレス」

内定式の欠席をメールで伝える場合には、上記のような例文を参考に失礼のないように文章を作成しましょう。

メールの本文は特に、誤字脱字に気をつけ、テキスト形式で送信しましょう。

また、メールの場合は電話と違って、早急な対応ができないため、内定式の欠席が決まった場合は早めに送信することを心がけましょう。

※上記例文はあくまでも例なので参考程度に、自分の言葉で文章を綴り送信しましょう

4. 内定式の欠席で起こりうる3つのリスク・デメリット

基本的に、やむを得ない事情があれば内定式を欠席することは可能です。

しかし、失礼な対応をしてしまった場合には上記3つのリスクやデメリットもあります。

上記のリスク・デメリットについて以下で詳しく説明します。

4-1. 印象が悪くなる場合もある

内定式を欠席するデメリットとしてまず挙げられる事が、社内での印象や評判が悪くなる恐れもある事です。

もちろん、正当な理由があり事前にきちんとした対応を行なっていれば問題ないですが、中には「内定式に欠席するなんて、けしからん！」とする昭和企業も未だ多く、理不尽な評価を下される場合もあるようです。

欠席がわかり次第、早めに電話で連絡するなど真摯な対応を行なったにもかかわらす、過度に評判が落された場合は間違いなく会社側が悪いと判断できますが、なるべく火種を作らないためにも丁寧で大人な対応を心がけましょう。

4-2. 同期より遅れをとる可能性もある

内定式に欠席する事でデメリットとして、他の同期よりも遅れをとってしまう場合もあります。

内定式はこれから社会人としての決起や責任を自覚する場でもあります。また、内定式では同期や上司の方と懇親会で接する場が用意されていることも多く、周りの人と信頼関係を築くこともできます。

そのため、内定式を欠席し入社することは、「かけ湯無しに水風呂に飛び込む」ような感覚でもあり、周りよりも暖かい信頼関係を作ることに時間がかかってしまうかもしれません。

4-3. 最悪、内定取り消しのリスクもある

「内定式に欠席なんて、けしからん！」という昭和精神を貫く企業の中でも、アグレッシブな場合になると内定を取り消される場合もあるそうです。

最も、欠席の連絡で真摯な対応ができていない場合に起こりうる問題なのでしょうが、丁寧な対応ができなければ上司の逆鱗に触れてしまう可能性もあります。

そのため、これからの社会人として責任ある対応として、基本的にはやむを得ない事情がある場合のみ「電話」で対応することを心がけましょう。

5. 内定式の欠席に関する事例・Q&A

内定式に参加するつもりだったのですが、数日前から39度の熱が出てしまい、当日の朝も熱が引きません。病院で診察は行いましたが悪寒や吐き気があったので欠席の連絡をしました。しかし、薬を服用すると、もしかしたら行けたのではないかと思いましたが、このような場合は無理してでも行くべきだったでしょうか？

高い熱が出ている時に無理する必要はないと思いますよ。後日会社に行った時にお詫びをしたらいいと思います。

 

内定式欠席の当日の連絡時間について質問です。明日月曜日の10時から内定式があるのですが、諸事情により参加することが出来なくなりました。その後、メールにて欠席の連絡をしましたが、返信がありません。そのため、当日の朝に電話し直そうと思ってるのですが、何時に電話すればいいでしょうか。当日は10時から始まります。

人事担当者は10時からなら、8時に出勤していなければ準備できません。9時頃に連絡を入れてみると良いかと思います。

 

明日、会社の内定式があるのですが、祖父の葬儀と重なってしまいました。
この場合、欠席する事は可能なのでしょうか？

冠婚葬祭ですし、亡くなることは事前にわかる話ではないので当然急な事なのでやむをえない事情だと思います。ただし連絡は必ずしなければなりません朝一で連絡してください。

 

現在大学3年生です。冬から本格的な就職活動が始まるのですが、現在留学をしたいと考えています。しかし、卒業してからということではなく、大学の交換留学の制度を使って4年の8月～2月の期間で半年で検討しています。しかし、ここで疑問なのですが、留学を理由に内定式は欠席しても大丈夫なものでしょうか？

遊びに行く旅行ではないですし、留学そのものが不利になることはないと思いますので、企業のほうが受け入れられやすい事情かなと感じます。何をしに行くつもりであるかを明確にし、留学の目的に必然性があり、かつ採用面接でのアピールポイントにする自信があるなら問題ありませんよ。くれぐれも「事前の説明」は採用面接段階から忘れないように。内定式の欠席は内定取り消しになりかねないですから。

 

まとめ｜特別な事情がなければ内定式は参加すべき

結論、内定式はやむを得ない事情があるときに限り、欠席することは可能です。

しかし、欠席する場合は事前に早い段階から「電話」で連絡を行う事がマナーとしてよろしいでしょう。

また、内定式の欠席理由について「嘘」は厳禁。しっかりと欠席理由を人事の方に言葉で伝えましょう。

海外留学などの理由でどうしても電話での連絡ができない場合などは「メール」での連絡方法もあります。しかし、基本的には電話で直接連絡する方がマナー的には良いため、出来るだけ電話を活用しましょう。

内定式を欠席するデメリット・リスクとしては以下3つがあります。

もちろん、真摯な対応をしていれば回避できるリスクかもしれませんが、上記のデメリットも受ける可能性があることは心得ておきましょう。

この記事を最後まで読んだあなたが、内定式の欠席方法について十分に理解でき、失礼のない対応ができれば幸いです。

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