【無断欠席は厳禁】内定式の欠席方法を電話・メール共に解説

この記事を見つけたあなたは、何らかのやむを得ない事情で内定式の欠席を検討しているのではないでしょうか。

内定式の日程が冠婚葬祭や重要な授業と被ってしまう場合もあるほか、当日体調不良になってしまうこともあります。

結論から言うと、内定式は特別な事情があれば欠席することも可能です。

この記事では、内定式の欠席方法について、欠席にふさわしい理由、欠席方法、欠席で起こりうるリスクについて解説します。

この記事を最後まで読めば、内定式の欠席方法について正しくできるでしょう。

1. 内定式の欠席連絡は原則「電話」で伝える

内定式を欠席する場合は、原則として電話で連絡しましょう。

1-1. 内定式の欠席方法「電話」での伝え方

電話で内定式の欠席を連絡する場合、最もマナーの良い伝え方として以下4つを参考に連絡しましょう。

上記を意識して電話することで、欠席でありうる「誤解」や「印象の悪化」を防ぐことができます。

以下では、詳しい連絡手順について説明します。

大学名・氏名を伝える

まずはじめに、「どこの誰なのか」を伝えましょう。

最初に自分が何者なのかを名乗らない限りは、話がスムーズに進みません。

相手が自分について把握できるように、まず大学名と氏名を伝えましょう。

内定式の欠席理由を伝える

欠席理由について嘘は厳禁です。

嘘がバレてしまうと、これから付き合っていく会社で大きく信頼を失ってしまう恐れもあります。

内定式に参加できない正当な理由について、誤解がないように詳しく説明しましょう。

欠席時に取るべき代わりの手続きを聞く

次に、内定式でおこなう手続きなど代わりに取るべき対応を質問をしておきましょう。

内定式では社長や役員の挨拶だけでなく、企業の書類を提出したりその場で記入したりと、事務的な作業をするケースもあります。

そのため、内定式ですべきだった手続きや必要書類の郵送などの対応が必要なことについて聞いておきましょう。

欠席について謝罪をする

最後に、内定式の欠席について謝罪の言葉を伝えましょう。

内定式は新社会人として、第一歩を踏み出すために大事な場となり、会社側も役員の日程確保や当日のスケジュール作成など時間をかけて準備をしています。

そのため、誠意を持って欠席することに対して謝罪をしましょう。

2.やむを得ない事情で「メール」で欠席を伝える場合

海外留学中や不幸があり夜中の対応になるなど、どうしても電話で連絡ができない場合はメールで欠席を伝えておきましょう。

特別な事情により電話ができない場合のメールでの欠席方法と例文を説明します。

以下では、特別な事情により電話ができない方に「メール」での欠席方法と例文について詳しく説明します。

2-1. 欠席メールの例文

【宛先】

※人事、担当の方のメールアドレスを入力

【件名】
内定式欠席についてのご連絡（大学名・氏名）

【本文】

内定式のご連絡いただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、現在海外留学中につきまして内定式の日程までに帰国できません。
そのため、欠席させていただきたくご連絡いたしました。

せっかくの機会を設けていただいたのに、
出席できないことを、大変心苦しく思っております。

内定式でおこなわれる予定の手続きや必要書類など、代わりに取るべき対応がございましたら、ご相談させていただきたいです。

私の不都合でお電話での連絡ができなかったことを重ねてお詫び申し上げます。
お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

【署名】
―――――――――――――――
△△　△△
△△大学△△学部△△学科■年
携帯電話：080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール：shukatsu@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
―――――――――――――――

メールでの連絡も電話同様に、内定式の欠席が決まった時点で早めに送信することが大切です。

※上記例文はあくまでも例なので、自分の言葉で文章を作成してください。

3.やむを得ず内定式の懇親会を欠席する場合も前日までに連絡する

内定式の後には、企業の役員・社員と内定者が懇親会をおこなうケースがほとんどです。

もし、内定式の懇親会を欠席しなければならない場合、当日に急に伝えるのではなく、前日までに必ず採用担当者に伝えるようにしましょう。

内定式には参加できて、その後の懇親会だけ参加できないのは珍しいケースなので、採用担当者に「なぜ？」と思われるかもしれません。

懇親会が開かれるのは夕方か夜が大半ですので、そんな時間帯に懇親会より大切な用事があるのかと不審に思われかねません。

伝えられる用事であれば、担当者に懇親会を欠席する理由について正直に伝えておいた方がいいでしょう。

4.そもそも内定式は欠席してもいいのか？

4-1.風邪や身内の不幸など避けられない事情の場合はしょうがない

内定式は、風邪や身内の不幸など避けられない事情の場合は、欠席しても問題ありません。

ただ、正式に内定を承諾する重要なイベントですので、よほどのことがない限り出席するのが常識です。

風邪や身内の不幸などは、あらかじめ分かることではないので当日の連絡で構いません。

出席できないとわかった段階で速やかに連絡するようにはしてください。

連絡が遅れてしまうと「道に迷っているのでは？」と勘違いされ、内定式全体のスタートが遅れる可能性もあります。

そうすると、内定企業の役員や社員、他の内定者にも迷惑をかけることになりますので、心証を悪くしないためにも速やかに連絡する点は守ってください。

4-2.資格試験や学校の行事など卒業に関わる事情もしょうがない

資格試験や学校の行事などに関わる事情で、内定式を欠席するのも問題ありません。

個人の予定とは異なり、資格試験の日程や学校の行事は自分都合で日程を変えることができません。

内定式欠席の連絡をする際は、きちんと理由を伝えましょう。担当者も「それだったらしょうがない」と理解してくれるはずです。

資格試験や学校の行事の場合は事前に分かると思うので、内定式の日程連絡が届いた段階で、速やかに欠席する旨を伝えましょう。

5. 内定式の欠席で起こりうるリスク・デメリット

5-1. 役員や人事からの印象が悪くなる可能性もある

内定式を欠席するデメリット1つ目は、役員や人事からの印象です。

正当な理由があって事前にきちんとした欠席連絡をしていれば問題ありませんが、場合によっては「内定式を欠席した人」として認識されてしまいます。

もちろん、これが無断欠席の場合はより印象が悪くなります。人事は内定辞退も想定するため、内定式を欠席する場合は必ず連絡をいれましょう。

5-2.同期のグループができていて入社日に気まずくなる

内定式では他の内定者と顔を合わせることで、入社までの不安を共有できる仲間ができます。

懇親会の際に、役員と新入社員、または新入社員同士がコミュニケーションを取る時間を十分に確保する企業も多くあります。

そのため、内定式をきっかけに入社日の段階でいくつかのグループができて、欠席した人は孤立してしまう可能性もあります。

しかし、入社後の研修で親睦は深められるので、あまり深く考え過ぎる必要はありません。

内定式を欠席する場合は迅速な電話連絡とマナーを守った対応が必要

結論、内定式はやむを得ない事情があるときは、欠席しても問題ありません。

欠席する場合は、分かった段階で電話で連絡をしましょう。

また、内定式の欠席理由について嘘は厳禁です。正当な理由があれば、企業側も理解してくれるので、欠席理由はきちんと伝えましょう。

海外留学などの理由でどうしても電話での連絡ができない場合は、メールでの連絡でもいいです。

しかし、基本的には電話で直接連絡する方がマナー的にはいいため、出来るだけ電話で伝えましょう。

内定式を欠席するデメリット・リスクとしては以下の通りです。

もちろん真摯な対応をしていれば回避でますし、同期とのコミュニケーションは入社後スタートしても遅いことはありません。

少しブランクがあるので、入社式などで自分から積極的に声をかけていくといいでしょう。

この記事を最後まで読んだあなたが、内定式の欠席方法について十分理解でき、失礼のない対応ができれば幸いです。

内定式後も就活をつづけるあなたに最適！低離職率が売りのエージェント

AIマッチングであなたに最適な企業が見つかる！JobSpringを使ってみる