選考辞退はメールか電話でOKな理由と先輩が実際に送った文面を大公開

この記事をご覧のあなたは、上記のような疑問を抱いているのではないでしょうか？複数の内定を得た就活生にとって選考辞退することは避けては通れない道ですが、正直けっこうしんどいですよね。

特に選考中に良くして頂いた企業さんに辞退を申し入れる場合なんかは一層、申し訳ない気持ちになってしまいます。

しかし、辞退する意思を企業側に伝えにくいからといって先延ばしにすることはあなたにとっても企業側にとっても非常に良くない影響を与えてしまう恐れがあります。

この記事では、先輩が実際に選考を辞退する企業側に送ったメールの内容や盛り込む要素をしっかりとお伝えします。最後まで読んでいただければ、今日のうちに企業側に選考辞退する意思を伝えることができるようになるでしょう。

1.先輩が実際に送ったメールの文面

メールを送ればいいといったが、じゃあ実際どのような文面を送ればいいのか分からないでしょう。そこで、過去に実際に先輩が送信した文面を確認してみましょう。

面接辞退メール

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件名:面接辞退のご連絡　氏名
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○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

○月○日○時より２次面接のお時間を頂戴しておりましたが、一身上の都合により、面接を辞退させて頂きたく、連絡差し上げました。

面接のために日程調整をして頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ありません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来直接おわびすべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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氏名
〒
住所
電話　***-****-****
メール　******@***.com
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まず、件名に辞退する旨を記載し、担当者の方が一目見ただけで理解することができるようにしましょう。一目で分からない件名だと、後回しにされすぐに読んでもらえない可能性があります。

そして、まず結論を先に述べましょう。変に長ったらしい文章は相手にも伝わりにくいので端的に伝えることが重要です。

また、辞退理由に関しては、基本的に聞かれることはありませんので、特に述べる必要はありません。
そのため、「一身上の都合により」や「諸事情により」などで問題ありません。

その際に、お詫びとお礼も忘れずに！最後に誤字や脱字がないことを確認し送りましょう。もし不安であるならば先輩や友人などに確認してもらうといいでしょう。

上記の内容を参考に、選考辞退のメールを作成してみて下さい。

2.選考辞退のメールはできるだけ早く送ろう

選考辞退をする場合も企業に対して誠実な対応をすることが大切

「他社から内定をもらった」「選考を進むにつれ、思っていたの違う」など様々な理由で選考を辞退することがあるでしょう。そこで、選考辞退することを決めたらできる限り早くメールを送りましょう。

また、「辞退する会社だから適当に対応してもいいや」とは考えず、これまで丁寧に対応してくださったことを踏まえ、こちらも丁寧に対応することを心掛けましょう。

選考に関わる方々は忙しい時間を割いて、予定を組んでくださっています。そのため、当日キャンセルなどで自分の都合で相手に迷惑をかけてしまうことは避けましょう。

今後の選考に悪影響を与えてしまうこともあります。遅かれ早かれ連絡をしないといけないことなので、辞退する意向が決まったなら、すぐにメールを送るようにするのが懸命です。

3.選考辞退する際に注意すべき3つの事項

メールを送る前に確認しておいて頂きたいことが3点あります。

3-1.一度辞退してしまうと再度選考を受けることは困難

選考辞退の連絡を一度送ると再選考を受けることはほぼ不可能だということは頭に入れといてください。内定がない人にとっては選択を自ら狭めてしまうこととなります。

他社から内定をもらったからといってその企業に必ず入社しなければいけないという訳ではありませんので、もし自身の納得いく結果でなければ、考え直してみて下さい。

そのため、少しでも迷いがあるならば、もう一度本当に選考を辞退するのかよく考えてみて下さい。そして、後悔のない選択をしましょう。

3-2.選考が明日に控えている場合等は電話が望ましい

メールでの辞退は問題ないといいましたが、選考が翌日や当日に控えている場合には、電話で連絡することがマナーです。

前日や当日にすぐメールを見てもらえることは確実ではありませんので、このようにすぐに相手に要件を伝える必要があるためメールではなく、電話をしましょう。

そうすることで採用担当者も予定の調整などができますので、採用担当者の方々にも最小限の負担となります。

3-3.選考辞退の連絡する際は営業時間内にする

電話で辞退する旨を伝える場合、営業時間外にかける方はいないと思います。メールの場合、夜でも送ることができますが、できることなら営業時間内に送っておくといいでしょう。

単純に夜にメールを送っても企業側から返信はこないことがほとんどなので、夜にメールを送る意義は特にありません。

また、マナーというほどのことでもありませんが、夜遅くに企業に連絡をすることが非常識であると感じる社会人もいることを考えるとわざわざ夜にメールを送るメリットはないと思われます。

仮にやむを得ない事情で夜にメールを送る場合は文面だけ作成し、次の日に送信するか「夜分遅くに失礼します。」という文言を添えてメールを送ると良いでしょう。

4.まとめ

就職活動ではわからないことだらけで、誰もが悩むことがあると思います。その中でも、選考辞退は誰でも経験することでしょう。

選考辞退した企業とは、社会人になっても一緒にお仕事をする機会があるかもしれません。そのためにも、この記事に記載していることを踏まえ、ビジネスマナーを守り、メールを送ることをお勧めします。

繰り返しにはなりますが、いずれ連絡をしなければいけないことなので、早めに連絡を済ませましょう。辞退をすることに躊躇する必要はありませんが、自身が納得のいく選択をしてください。