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折り返し電話 好印象

折り返し電話 好印象

就活強者に聞く!折り返し電話で好印象を与えるポイント8選

就職活動中、会社説明会や面接やESの記述を終えた後、ふと携帯を見たら他の企業から電話が入っているということはよくあるのではないでしょうか。

企業側から掛けてきた電話に応答するのはまだしも、学生の側から企業側に電話をかけるのは少し気が引けてしまうかもしれません。

とは言え、選考の連絡の可能性も高いため掛けなおさないわけにもいかないでしょう。どうせ掛けるなら企業側に良い印象を与えたいというのがあなたの心情かと思います。

そこで、この記事では有名大手企業に内定した先輩方に就活時の折り返し電話について伺い、彼らが意識していたポイントを8点お伝えします。

  1. 出来るだけ静かで電波が安定した場所で電話をかける
  2. 電話をかける時間帯に注意する
  3. 留守電やメールをチェックしてから電話する
  4. 折り返す前に紙と筆記用具を準備しておく
  5. 相手方が電話に出たら名前と所属を伝える
  6. 折り返しの連絡をした旨を伝える
  7. 担当者に繋がったら先ず名乗り要件は端的に話す
  8. 大事な部分は復唱する

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1.出来るだけ静か、電波が安定した場所で電話をかける

意外と失敗しがちになってしまうのが、「場所を選んで電話を掛ける」ということです。就活中は何かと忙しく案外駅の構内などで電話をかけてしまいがちです。

しかし、電話をかける場所は、きちんと選びましょう。特に駅や道路では電車の音やバイク等の音が非常に大きい為、相手側があなたの声を聴きとれない可能性があります。

さらにもう一点補足しておくと電波状況の良い場所で電話をかけましょう。電波状況が悪いと、しばしば相手方に悪い印象を与えてしまいます。

話の途中で電話が切れてしまいブッちしたような形になる

– 会話が聞き取りづらく途切れがちになり、何度も聞き返してしまう
– 電話にかかる所要時間が無駄に長くなってしまう

この周囲の環境に関しては、注意さえすれば誰でも気をつけることができますが、毎回毎回静かな場所で電話できるとは限りません。

そういう状況の時は、電話の冒頭でひとことお詫びを入れてから要件を伝えるようにしましょう。

2.電話をかける時間帯に注意する

企業の業務にできるだけ水を差さないように時間帯には配慮したいところです。採用担当者も仕事は他にもありますし、別の学生の対応をしている可能性も高いです。

忙しい時間帯に電話をかけてしまうと、企業活動の妨げになってしまう可能性もあります。

原則、折り返しの連絡は気づいたらすぐ入れることが望ましいですが、午後4時を大幅に過ぎている場合など時間と状況によっては後日改めた方がいい場合もあります。

推奨される時間については、始業から2時間後、就業の2時間前と考えてください。朝と夜は1日の準備や締め作業など諸々行うため、比較的忙しいことが多いです。

また、お昼休憩や終業以降の時間など、現実的に対応が行われることが少なそうな時間に電話をすることは避けましょう。

夜に企業からの着信に気づき、翌朝に折り返しの連絡を入れる場合、できればお折り返しの連絡が遅くなったことに対するお詫びをに述べましょう。

3.留守電やメールをチェックしてから電話する

企業から電話が来ていた場合、メールや留守電にメッセージを残してくれる場合があります。

折り返しの電話をすぐにかける前にまず留守電やメールのどちらかが、その企業から届いていないか確認しておきましょう。

電話をかけて担当者に「メールを送ったのでそちらを確認してください」「留守電に入れたのですが」というようなやり取りが生まれるのは非効率極まりないです。

4.折り返す前に紙と筆記用具を準備しておく

企業から電話連絡をいただくケースは、選考の日程や面接日時の変更などの調整が必要となることがほとんどです。

電話を掛けながら、携帯のスケジュール帳を開くのは困難なので念のため紙とペンはいつでも取り出せる形にしておいた方がスムーズです。

5.相手方が電話に出たら名前と所属を伝える

相手方が電話に出たら、まずは自分の名前と所属を伝えましょう。

「お忙しいところ失礼します。○○大学の○○と申します。」

というように伝えれば特に問題ないでしょう。

6.折り返しの連絡をした旨を伝える

名前と所属を伝えた後、続けて「先ほど御社からお電話を頂いておりましたので、折り返しお電話差し上げました。」などと述べる人事担当者に繋いでくれます。

7.担当者に繋がったら先ず名乗り要件を端的に話す

人事担当者に繋がっても、いきなり要件を伝えてはいけません。冒頭と同様に「お忙しいところ失礼します。私先ほどお電話頂きました〇〇大学の田中です。今お時間よろしいですか」

のように名前と所属を伝えます。就活系のサイトではよく「今お時間よろしいですか」と尋ねましょうと書いてありますが、冷静に考えてお時間がない人間はわざわざ電話を取りません。

仮に時間がなくても「よろしくありません」などということは決してないので、質問自体が無駄であることに気づいてください。よって「今お時間よろしいですか」などの質問はいりません。

人事担当者も忙しいので、要件は端的に伝えることを心がけましょう。「先ほど○時ころ頂いたお電話のご用件を伺いたく、折り返しのお電話をさせて頂きました。」などと述べればよいでしょう。

このように伝えれば、採用担当者から要件を聞くことができると思います。企業からの電話を折り返す際にはこのように話せば問題ないでしょう。

8.大事な部分は復唱する

最後に電話ならではの勘違いやミスを防ぐために数字や大切な事柄は復唱しておくことをおすすめします。

特に時間や電話番号、メールアドレス等は間違いが起きやすいので、念のため復唱しておくのが無難です。電話口で「しちじ」と言われると1時か7時か案外聞き取るのは難しかったりします。

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※マナーは大事だけど意識しすぎるのも問題

いかがだったでしょうか。以上が有名企業内定者が折り返し電話をかける際に意識していたポイントです。有名企業内定者といえど、それほど特別なことをしていたわけではありません。

就活をしているとマナーマナーと少し過剰に言われてはいますが、実のところ相手に対して不快感を与えることがなければそれほど気にする必要はありません。

はっきり言っておくと最低限のマナーは守らなければなりませんが、優秀な学生は多少のミスを犯しても許してもらえます。

マナーも大切ではありますが、マナーに引きずられて自分らしさを表現できなければ、本末転倒です。

企業は、マナーが完璧な人間が欲しいわけではなく、企業活動に貢献してくれそうな人間を求めているということを忘れないようにしてください。

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