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折り返し電話 好印象

折り返し電話 好印象

【テンプレ付き】折り返し電話で好印象を与えるポイント4選

就職活動中、会社説明会や面接やESの記述を終えた後、ふと携帯を見たら他の企業から電話が入っているということはよくあるのではないでしょうか。

企業が掛けてきた電話に応答するのはまだしも、学生の側から企業に電話をかけるのは少し気が引けてしまうかもしれません。

とは言え、選考の連絡の可能性も高いため掛けなおさないわけにもいかないでしょう。どうせ掛けるなら企業側に良い印象を与えたいというのがあなたの心情かと思います。

そこで、この記事では有名大手企業に内定した先輩方に就活時の折り返し電話について伺い、彼らが意識していたポイントを4点お伝えします。

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折返し電話をする際に気をつけるポイント4選

就活中に折り返し電話を掛ける際、有名大手に内定した先輩が意識していたポイントは以下の4点です。

  1. 出来るだけ静かで電波が安定した場所で電話をかける
  2. 電話をかける時間帯に注意する
  3. 留守電やメールをチェックしてから電話する
  4. 折り返す前に紙と筆記用具を準備しておく

出来るだけ静かで電波が安定した場所で電話をかける

意外と失敗しがちなのが「場所を選んで電話を掛ける」ということです。電話をかけないといけないという焦りから、着信に気付いたら周りを気にせずに折り返してしまいがちです。

しかし、電話をかける場所はきちんと選びましょう。駅や道路では電車の音やバイク等の音が大きく、相手があなたの声を聴きとれない可能性があります。

また、電波の状況の確認も必要です。通話中にトンネルに入って電波がなくなったり、通信状況が悪く通話がとぎれとぎれになったりすると、自分にも相手にとってもストレスとなります。

– 話の途中で電話が切れてしまいブッちしたような形になる
– 会話が聞き取りづらく途切れがちになり、何度も聞き返してしまう
– 電話にかかる所要時間が無駄に長くなってしまう

この周囲の環境に関しては、注意さえすれば誰でも気をつけることができます。

電話をかける時間帯に注意する

採用担当者として、就活生との日程調整は立派な仕事です。そのため、いつでも電話を折り返してもいいだろうと思う人もいるでしょう。しかし、折り返すうえで配慮は必要です。

忙しい時間帯に電話をかけてしまうと、不在であったり、担当者に繋げられない場合もあります。

原則、折り返しの連絡は気づいたらすぐ入れることが望ましいですが、かける時間を考えましょう。業務開始間際の8時や9時、終了間際の17時や18時、昼休みで外食している可能性もある12~14時は折り返しの電話を避けるべき時間帯です。

前日の終業後に企業からの着信に気づき、翌朝に折り返しの連絡を入れる場合は、お折り返しの連絡が遅くなったことに対するお詫びを述べてから要件について話すようにしましょう。

留守電やメールをチェックしてから電話する

企業から電話が来ていた場合、メールや留守電にメッセージを残してくれる場合があります。

折り返しの電話をすぐにかける前にまず留守電やメールのどちらかが、その企業から届いていないか確認しておきましょう。

電話をかけて担当者に「メールを送ったのでそちらを確認してください」「留守電に入れたのですが」などのやり取りを避けられますし、スムーズに要件に入れます。

折り返す前に紙と筆記用具を準備しておく

企業から電話連絡のあるケースで考えられるのは、選考や面接の日程調整です。

話しながらばたばたとスケジュール帳やメモをとる筆記用具を準備するのではなく、スケジュール帳や筆記用具を準備してから落ち着いて対応しましょう。

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電話を折り返す際のテンプレ

【折返し電話のテンプレ】
こんにちは。私、〇時頃にお電話を頂きました〇〇大学の〇〇と申します。
△△様はいらっしゃいますでしょうか。

就活生

企業の方

少々お待ちください

担当者

お電話かわりました、△△です。
お忙しいところ失礼します。〇〇大学の〇〇です。
〇時ごろにお電話を頂き、折り返し致しました。お電話に出られず申し訳ございませんでした。

就活生

折り返しのポイント5点

  1. 相手方が電話に出たら大学名から伝え名乗る
  2. 折り返しの連絡をした旨を伝える
  3. 担当者に繋がったら先ず名乗り要件を端的に話す
  4. 大事な部分は復唱する
  5. 丁寧にお礼を述べ相手が切ってから終了させる
次に折り返し方を5点紹介します。

相手方が電話に出たら大学名から伝え名乗る

相手方が電話に出たら、まずは自分の名前と所属を伝えましょう。

「こんにちは!○○大学の○○と申します。」というように伝えれば特に問題ないでしょう。

折り返しの連絡をした旨を伝える

名前と所属を伝えた後、続けて「先ほど御社からお電話を頂いておりましたので、折り返しお電話差し上げました。」などと述べると人事担当者に繋いでくれます。

担当者に繋がったら先ず名乗り要件を端的に話す

人事担当者に繋がっても、いきなり要件を伝えてはいけません。冒頭と同様に「お忙しいところ失礼します。私先ほどお電話頂きました〇〇大学の〇〇です。」と言います。

人事担当者も忙しいので、要件は端的に伝えることを心がけましょう。「先ほど○時ころ頂いたお電話のご用件を伺いたく、折り返しのお電話をさせて頂きました。」などと述べればよいでしょう。

大事な部分は復唱する

電話ならではの勘違いやミスを防ぐために、数字や大切な事柄は復唱しておくことをおすすめします。

特に時間や電話番号、メールアドレスは間違いが起きやすいので、念のため復唱しておくのが無難です。

電話口で「しちじ」と言われると1時か7時か案外聞き取るのは難しかったりするよな!

よしお

丁寧にお礼を述べ相手が切ってから終了させる

用件が終われば、「お忙しい中、お時間頂きありがとうございました」などと時間を割いてくれたことに対するお礼を丁寧にした上で、「失礼いたします」とあいさつをしましょう。

電話を切るタイミングは、相手が切ったあとです。社会人には「目上の人から電話を切る」というマナーが浸透しているため、先に電話を切ってしまうと「失礼な学生だ」と感じてしまう人もいることを覚えておきましょう。

少し待っても相手が切らないようであれば、「失礼いたします」といって電話を切りましょう。

まとめ|マナーは大事だけど意識しすぎるのも問題

いかがだったでしょうか。以上が有名企業内定者が折り返し電話をかける際に意識していたポイントです。有名企業内定者といえど、それほど特別なことをしていたわけではありません。

就活をしているとマナーマナーと少し過剰に言われてはいますが、実のところ相手に対して不快感を与えることがなければそれほど気にする必要はありません。

はっきり言っておくと最低限のマナーは守らなければなりませんが、優秀な学生は多少のミスを犯しても許してもらえます。

マナーも大切ではありますが、マナーに引きずられて自分らしさを表現できなければ、本末転倒です。

企業は、マナーが完璧な人間が欲しいわけではなく、企業活動に貢献してくれそうな人間を求めているということを忘れないようにしてください。

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